活动策划如果做好活动场地管理呢？

　　一、索取场地联系方式

　　取得场地联系方式是每场活动策划的agency都知道的，那么比拼的就是“时机”。

　　正式brief前：如果客户提供的材料中包含了场地的资料，那么就要通过各种渠道第一时间去了解该场地的信息，争取时间。

　　正式brief后：全力在当天从客户侧拿到联系人方式，第一时间去联系场地方到场地去勘查。每次比稿的agency至少是3-4家，场地在接待过程中往往会出现疲倦怠慢的现象，所以第一时间取得联系到达场地便抢占了“最佳时机”。得到的有用信息一定会比其他的agency更多。

　　二、勘查准备工作

　　勘查人员选择：如场地距离不需要出差，那么所有项目相关人员尽量都到现场进行勘查;如场地距离需要出差考虑差旅压力，就需要按照勘查人员优先级进行排序：项目经理&木工负责人&AV负责人>施工经理>设计师>策划人员。

　　准备工具和材料。勘查的激光尺、卷尺就不用说了，最重要的事是要设法探听一切客户在前期对于场地的理解和规划。如客户关系良好，可以直接私下进行打探，也可以通过在与场地联系人的沟通过程中建立关系，从场地销售口中探知客户侧的需求和问题。

　　勘查时间。建议勘查场地总时长在2-3个小时，尤其是刚入行的小伙伴，在场地勘查过程中务必不达目的不罢休的精神，需要将场地的每个房间、路线梳理清楚，哪怕是客户此时没有提到的规划。

　　三、现场勘查工作

　　首先要请客户提供的场地方直接对接人一起走场，获取客户选择场地时的有价值信息，了解场地惯用方式案例。先进行主会场的测量，测量工作可交由同去搭建公司负责人或者搭建经理去做，项目经理的工作是按照行走路线走一遍全部场地，普通路线&VIP通道路线等。

　　尽可能将每一处细节进行拍照，尤其可能需要P图的空间、位置。在行走的过程中根据brief中的需求思考如何包装使用，建立初步对场地的规划和理解，回来后将自己思考的初步规划brief给内部项目组。

　　PM主动思考的范围需包括：规划、包装方向及重点，场地原有结构是否有可利用空间，人流动线，车辆安排，功能间的勘查及初步规划(尺寸需要测量核实、照片需要拍摄)。最主要的一步是问题记录，要边走边记录对场地产生的问题，如：电箱位置、电量、货梯位置尺寸、其他的搭建要求等。

　　四、Q&A环节

　　此环节主要针对特殊情况，一种是场地客户给出的负责人不在场;一种是场地配合度较低，较难沟通。此时需要统计在走场过程中遇到的问题：自己记录&搭建供应商记录的。如：报批、网络、功能间数量，控台位置等。

　　五、索取资料

　　需要向场地索取：CAD图(平面、立面/剖面，吊点图)，网络联系人，报批联系人等其他必要联系人。

　　六、输出场地勘查报告

　　此点也是至关重要的一点，在勘查完场地之后要尽快趁热打铁输出场地分析报告，最佳时间为勘查当天，时间越早记忆遗漏的东西越少，报告越准确全面。小编的习惯都是在当天回程的飞机上直接输出分析报告。

　　报告内容包括：按照行走路线由外而内配合精简的实景照片，同时按照空间顺序编写自己的规划思路和包装设计想法，思考标记策略，尤其是和场地有关的内容并输出。

　　七、召开内部勘查会议

　　最后，场地勘查内部会一定要在第二天进行，作为项目PM需要提前准备好勘场报告、照片、各种场地图纸、预算表、方案内容细分脑图、官方brief文件。